Iniziamo la nuova settimana con un articolo sempre a tema innovazione pubblicato da Training Industry riguardante il change management nell’ERP (Enterprise Resource Planning, ovvero “pianificazione delle risorse d’impresa”).

L’implementazione di sistemi ERP comporta sicuramente l’uso della tecnologia per cambiare i processi e i sistemi già esistenti in modo che forniscano risultati migliori ma, mentre sicuramente la tecnologia è alla base di tutto, sono le persone che rendono possibile il cambiamento. Una formazione efficace a tutti i livelli diventa quindi essenziale per il passaggio all’ERP.

Questa formazione va effettuata su tre livelli:

1)  La leadership esecutiva
2)  I capi funzionali / PMI o “super utenti” a capo di business unit strategiche
3)  Gli utenti finali che eseguono le operazioni quotidiane

 

1) Il coinvolgimento dei leader esecutivi

Di solito, è la leadership esecutiva che approva e implementa i progetti ERP. Tuttavia, fino a che punto sono coinvolti nel progetto e, soprattutto, propensi alle iniziative di gestione del cambiamento? La risposta varia da azienda ad azienda.

La responsabilità del gruppo a capo non si ferma dopo aver dato il via libera per il programma ERP, anzi è solo all’inizio. Una delle principali ragioni di fallimento nell’implementazione dell’ERP infatti, è da ricercarsi sicuramente nella mancanza di sostegno delle iniziative di change management da parte dei vertici esecutivi.

La formazione per la leadership esecutiva durante la gestione del cambiamento dovrebbe pertanto includere:

• Una panoramica completa e la comprensione della portata del programma ERP (ciò che è fattibile e ciò che non lo è)
• I benefici per l’organizzazione
• Le limitazioni del software
• Una comprensione delle implicazioni e dei cambiamenti nell’organizzazione a seguito dell’iniziativa
• I rischi coinvolti nel processo
• Regolari aggiornamenti sullo stato di avanzamento dell’attuazione

Se i vertici riescono a comprendere l’importanza del loro coinvolgimento, saranno più propensi a investire il loro tempo nelle iniziative di change management.

 

2) Training per i capi funzionali / PMI

Il coinvolgimento e il sostegno dei capi funzionali è di fondamentale importanza per un’implementazione ERP di successo. Sono i capi funzionali che fanno il brief e aggiornano i loro managers e tutti gli altri nella gerarchia aziendale sulle implicazioni di questi cambiamenti.
Quindi, hanno bisogno di essere addestrati non solo sull’iniziativa dell’ERP, ma anche su come gestire il cambiamento.
Il training per i capi funzionali e le PMI dovrebbe includere:

• Una buona panoramica iniziale del programma ERP
• Un’idea precisa di come il programma cambierà i ruoli e le responsabilità dei vari membri del team
• I problemi di sicurezza e di transazione dei dati
• I vantaggi di implementazione dell’ERP, in particolar modo per le loro divisioni
• Come l’ERP può aiutarli a prendere decisioni migliori
I capi funzionali guideranno e faranno da mentors agli utenti finali e, di conseguenza, saranno i primi influencers. Il loro supporto e coinvolgimento è fondamentale, in quanto saranno loro a garantire che i membri del team accolgano di buon grado il cambiamento.

 

3) Training di change management per gli utenti finali

Molto spesso, i dipendenti ostacolano i nuovi processi, perché non li capiscono e trovano difficile adattarsi ad una nuova piattaforma software. Ci sono alcuni che trovano la nuova tecnologia intimidatoria e temono che i loro ruoli possano diventare ridondanti e, di conseguenza, che venga messo a rischio il loro posto di lavoro. Pertanto, la formazione per gli utenti finali – idealmente in più fasi – diventa l’aspetto più importante della gestione del cambiamento per l’implementazione ERP.

La formazione per gli utenti finali dovrebbe includere:
• La logica alla base dell’iniziativa ERP
• Le variazioni di ruoli e responsabilità
• I vantaggi per gli individui in termini di facilità di esecuzione delle mansioni quotidiane
• I vantaggi per l’organizzazione in termini di efficienza e produttività
• Un supporto guidato nella transizione al nuovo sistema, compresa la formazione tecnica su come eseguire le operazioni

È normale opporre resistenza al cambiamento, perciò un programma di gestione del cambiamento consapevole è essenziale per garantire una corretta attuazione ed implementazione, compresa la formazione

 

di tutti i soggetti interessati. Un programma di formazione globale non sarà però efficace: comprendere le esigenze e le preoccupazioni dei singoli è la chiave per personalizzare la formazione durante e dopo l’implementazione dell’ERP.

 

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Di seguito riportiamo l’articolo originale:

https://www.trainingindustry.com/learning-technologies/articles/change-management-duringinvolves using technology to change existing processes and systems so that they provide better business results to the organization. While technology is the basis, it is the people who make this change happen. Effective training at all levels – training that talks about the change and its collective benefits – becomes critical.

This training is required at three levels:

• Executive leadership
• Functional heads/SMEs or “super users” heading strategic business units
• End users who perform the day-to-day operations

Engaging Executive Leadership

Usually, it is executive leadership who initiates and approves ERP projects. However, to what extent are they are involved in the project and, more specifically, in the change management initiatives? The answer varies from organization to organization. The responsibility of senior leadership does not stop with giving a go-ahead for the ERP program. In fact, that is just the beginning. Lack of executive sponsorship in the change management initiatives and involvement in the project’s progress is said to be one of the reasons for ERP implementation failure.

Training for executive leadership during change management should include:

• A comprehensive overview and understanding of the scale of the ERP program (what is feasible and what is not)
• The benefits that the organization is going to enjoy
• The limitations of the software
• An understanding of the implications and changes in the organization as a result of the initiative
• Risks involved in the process
• Regular updates about the progress of the implementation

When senior leadership understands the importance of their involvement, they are more likely to invest their time in change management initiatives. Training should enable them to garner support by reassuring employees about the organization’s commitment to the project. They can provide this reassurance through short videos with messages explaining the rationale behind the project and what they hope to achieve from it.

Training Functional Heads/SMEs

The involvement and support of functional heads are of paramount importance for ERP implementation to go smoothly. It is the functional heads who brief and update their managers and everyone down the hierarchy about the changes involved and the implications of those changes. It is these managers who will implement and supervise the ERP implementation in their individual departments. Hence, they need to be trained not just on the ERP initiative but also on how to manage change.

Training for functional heads and SMEs should include:

• A good overview of the ERP program at the beginning
• A clear idea of how the program will change the roles and responsibilities of their team members
• The security and data transaction issues involved
• The benefits of ERP implementation for their divisions in particular
• How the ERP can help them make better decisions

Functional heads will guide and mentor the end users and, therefore, will be the primary influencers. Their support and involvement is crucial, as they will ensure that their team members embrace the change willingly.

Change Management Training for End Users

Anyone who uses the software is an end user. However, there will be primary users (who will use it for over 50 percent of their work), secondary users (who will use it for about 30 to 50 percent of their work) and occasional users (who will typically use it to generate reports). Each of the end users should be trained based on their roles and responsibilities. All of them, at varying degrees, have to change the way they do their jobs and input or capture data, adapt to new processes, and learn to use a new technological platform.

Very often, employees resist the new processes, because they do not understand them and find it difficult to adapt to a new software platform. There are some who find technology intimidating and may have apprehensions about their roles in the new system. Many fear their roles might become redundant and, as a result, that they will lose their jobs. Therefore, training end users – ideally in phases – becomes the most important aspect of change management for new ERP implementation.

Training for end users should include:

• The rationale behind the ERP initiative
• Changes in roles and responsibilities
• Benefits to individuals in terms of the ease of performing day-to-day tasks
• Benefits to the organization in terms of efficiency and productivity
• Guided support in transitioning to the new system, including technical training on how to perform transactions

It’s natural to resist change or take the path of least resistance, and a conscious change management program is essential to ensuring a smooth implementation and rollout, including training all the stakeholders. A global training program will not be effective. Understanding the needs and concerns of individual players is key to customizing training during and after implementation.