Iniziamo la settimana con un sunto di un articolo pubblicato da Training Industry riguardante l’efficienza dei team che lavorano a distanza. Di per sé, lavorare in gruppo non è facile: significa avere a che fare con persone diverse che possiedono diversi modi di comunicare e di agire. Nei casi migliori, le differenze che emergono tra i membri del gruppo si compensano da sole e favoriscono nuove idee e nuovi approcci al problema; nei casi peggiori, le differenze comportano frizioni e inefficienze all’interno del gruppo.

Dato che i membri del gruppo non sono fisicamente riuniti a svolgere il loro lavoro, essi non sono sottoposti ai protocolli aziendali di comportamento, né tanto meno possono affidarsi alla comunicazione non verbale (linguaggio del corpo, espressioni facciali) per capire al meglio i propri interlocutori.

Di conseguenza, presentiamo alcuni consigli su come aumentare l’efficienza dei team che lavorano a distanza:

• Consapevolezza di sé: E’ importante immedesimarsi negli altri per capire come essi ci vedono. Ogni membro del gruppo dovrebbe chiedersi qual è il suo ruolo all’interno del team e come contribuisce al suo successo. Applicazioni per la valutazione della personalità, ad esempio Insight Discovery, possono essere d’aiuto in tal senso.
• Investigare sugli altri: E’ importante realizzare un inventario dei diversi membri del gruppo così da tracciare i valori, le capacità e gli attributi personali di ognuno dei colleghi. Così facendo, sarà possibile individuare le preferenze di ognuno in termini di comunicazione e agire di conseguenza.
• Implementare un piano d’azione: E’ importante realizzare un piano d’azione standardizzato. Tracciare documenti e conversazioni può aiutare ogni membro del gruppo ad essere costantemente aggiornato.
• Favorire l’accessibilità: Il team dovrebbe utilizzare una chat per eventuali domande o richieste veloci ed immediate; altri mezzi di comunicazione (e-mail e telefono) sono più opportuni quando si tratta di discussioni complesse. In più, è necessario utilizzare un protocollo riguardo alla gestione e condivisione di documenti.
• Preoccuparsi delle conversazioni che non avvengono: Anche i problemi più piccoli, quando non vengono a galla, possono diventare montagne insormontabili. Risolvere i problemi in gruppo non solo aiuta a lavorare in modo più efficiente ma aiuta anche l’affiatamento.

In una ricerca condotta da Fierce riguardo alla comunicazione in azienda, quasi il 90% dei professionisti considerati ha citato la mancanza di collaborazione tra colleghi come la ragione principale delle inefficienze al lavoro. Prendersi del tempo per capire gli altri membri del gruppo favorisce la comunicazione interpersonale e aiuta a risolvere i conflitti.

Di seguito, riportiamo l’articolo originale:

Make Your Remote Team More Effective

Teams are somewhat akin to audio amplifiers: Whatever passes through the device — be it signal or noise — comes out louder.

By J. Richard Hackman

Working in a team is a challenge. Different people have different preferences about how to communicate, prioritize and act. In the best cases, differences complement each other. A big-thinking strategist might come up with an idea for a project strategy, a detail-oriented tactician will craft program deadlines and set up specific deliverables goals, and an energy-filled action type will begin executing at once. The challenge is to ensure that the differences complement each other instead of causing friction.

This challenge can be even greater among remote workers, who often aren’t as connected to corporate culture or protocols, and who can’t read body language or see the facial expressions of people they’re not near. Here are some tips on how to build team effectiveness when you’re working remotely with others, no matter what your role is on the team.

Build self-awareness. It’s important to try to see ourselves as others do. Personality assessment tools, such as Insights Discovery, identify interpersonal preferences that can be helpful for the whole team to discuss.

Absent these tools, start with a personal inventory. Spend some time writing down the answers to these questions: What are the top three strengths I bring to the team? How do my strengths contribute to the success of the team? Have I ever shown up to team efforts without bringing my strengths? and What can I do today to increase my responsibility for the team’s success? The key is to move from “I”-type thinking to “we”-type thinking.

Play detective – and then use what you learn. Now take an inventory of your other team members. List the values they bring to the team, in terms of both skills and personal attributes. Take the time to learn more. Find out whether they prefer email communication to talking. Find out if they like to brainstorm, or if they prefer to analyze an issue alone and send written responses. Find out everything you can. Then speak to your teammates in their language, not yours. Use what you’ve learned to communicate in the way that is most comfortable to them.

Put a system in place. Virtual team members can be in their own world. It’s best to have a documented, standardized way of working that you’re constantly refining. Track work output so that you’re all on the same page. A project management system, which helps organize documents and conversations into different projects, can be a great help.

Be accessible, and use a variety of communication styles. It’s good for every team member to have a chat window open during the day so that they’re available for quick questions. Use email for swift interactions and phone calls or video chat for discussing more complicated issues. Use screen sharing tools, and establish a protocol for collaborating on documents or spreadsheets.

Worry about the conversations you’re not having. Unspoken issues can become big roadblocks to team effectiveness. Working through issues together brings about a stronger team bond. If you’re thinking about discussing an issue with another team member, ask yourself: How can I broach this topic respectfully? As you listen to their responses, be sure to offer the most respectful interpretation you can to their words.

Almost 90 percent of employees and employers in a recent survey cited lack of collaboration or ineffective communication for workplace failures. A good question for the whole team to ask itself and discuss is: If our team could pick one thing to stop, one to start and one to continue doing, what would they be? Taking the time to understand other team members, nurture communication and work through issues together pays off in both productivity and increased job satisfaction.