Quando faccio formazione sul time management mi capita spesso di sentire frasi tipo “non abbiamo il tempo per fare tutto ciò che ci viene richiesto”, “abbiamo sempre troppe cose da fare”, “per completare il mio lavoro dovrei lavorare 24 ore al giorno” e così via.

Ma è proprio così? E se questa è la situazione non c’è proprio nulla da fare?

Mi ha fatto riflettere un esperimento che è stato condotto dall’università dell’Ohio in cui si chiedeva ai partecipanti all’esperimento di stimare il tempo necessario a completare una tesi di laurea in 3 diverse ipotesi: la migliore delle ipotesi (facile accesso alle fonti, nessun esame da preparare contemporaneamente, nessun elemento distraente) un’ipotesi normale e la peggiore delle ipotesi (considerando tutti i possibili imprevisti). In media la stima è risultata di 33,9 giorni di lavoro per l’ipotesi normale, di 27,4 giorni nella migliore delle ipotesi e di 48,6 giorni nella peggiore. Nella realtà la scrittura della tesi ha richiesto al gruppo selezionato 55,5 giorni di lavoro e solo il 30% dei partecipanti è riuscito a completare il lavoro nel tempo che aveva stima.

Questo esperimento riprende gli studi Daniel Kahneman sulla “fallacia di pianificazione” cioè
l’incapacità di stimare correttamente i tempi previsti per lo svolgimento di un’attività: normalmente le persone sottostimano il tempo necessario anche quando hanno già svolto in passato la stessa attività. Generalmente le persone sono troppo ottimiste riguardo alle proprie capacità quando si tratta di stimare il tempo che serve per lo svolgimento di una certa attività (si tende a sottostimare il tempo necessario), ma sono pessimiste quando devono valutare il tempo necessario ad un’altra persona per svolgere la stessa attività (si tende cioè a sovrastimarne il tempo necessario).

La ragione sembra essere nella tendenza del nostro cervello a concentrarsi solo sull’obiettivo finale e su quelli intermedi di un’attività e di dimenticare i dettagli (se penso alla relazione che devo preparare mi concentro sull’obiettivo che voglio raggiungere e mi vengono in mente i punti salienti che devo riprendere, ma non mi immagino a scegliere le frasi che sarà meglio usare per passare da un argomento a un altro. Allo stesso modo se penso a fare la spesa mi vedo al volante della mia auto mentre mi reco al supermercato oppure con il carrello della spesa ma non mentre aspetto che il semaforo diventi verde o mentre giro in attesa che si liberi il parcheggio). In pratica è come se il nostro cervello ci dicesse “ehi, non è colpa tua se ci sono degli intoppi! Dipendesse solo da te ce la faresti nel tempo stimato!”.

C’è inoltre un altro meccanismo che ci porta a sottostimare il tempo necessario a svolgere un compito: più il risultato che vogliamo raggiungere è desiderato, maggiore sarà la nostra volontà di arrivarci il prima possibile e quindi di sottostimare i tempi.

E questa “fallacia di pianificazione” opera anche a livello collettivo perché nelle organizzazioni le persone vogliono apparire più efficienti di quanto sono in realtà, soprattutto quando la stima da effettuare riguarda un compito la cui scadenza è più lontana nel tempo.

Detto questo, quali sono le strategie per non incorrere in questa “fallacia di pianificazione”?

1. Ridurre di almeno il 20% il numero di impegni rispetto a quanto pensiamo di poter fare (difficile da applicare perché implica il dover di re di no)

2. Segmentare l’attività in sotto compiti e stimare il tempo necessario a ciascuno di essi (molti studi hanno dimostrato che la somma dei tempi è maggiore rispetto alla stima globale dell’attività)

3. Stimare i tempi per le diverse alternative (nella migliore delle ipotesi ci vorrà un giorno, nell’ipotesi normale un giorno e mezzo, nella peggiore delle ipotesi ci vorranno tre giorni) valutando anche i possibili imprevisti (se accade questo allora dovrà fare questo e quindi il tempo stimato aumenterà del 10%).

Mi rendo conto che può essere difficile riuscire ad applicare queste strategie nel mondo delle organizzazioni ma sono alcuni accorgimenti che possiamo adottare quando abbiamo la sensazione che il tempo non ci basti mai e soprattutto è un modo per prendere il controllo del proprio tempo e non subirlo.

Articolo a cura di Roberto Esposito